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Migración de Microsoft 365 / Exchange Online a Zimbra

Esta guía describe el proceso de migración de buzones de Microsoft 365 (Exchange Online) a Zimbra de InteSys, preservando la estructura de carpetas, reglas, categorías, calendarios, contactos y buzones compartidos — sin downtime.

Paso 1: Requisitos previos

  • Acceso de administrador global al tenant de Microsoft 365 (admin.microsoft.com).
  • Acceso a Entra ID (antes Azure AD) para crear la aplicación de migración.
  • Lista de los buzones a migrar: primarios, compartidos, salas y recursos.
  • Acceso al DNS del dominio para el cutover final.
  • Hosting Zimbra InteSys aprovisionado — consulte la Guía de Configuración del Hosting.

Ventana recomendada

Reserve de 3 a 7 días hábiles. Los buzones con más de 50 GB o con historial de 10+ años pueden requerir ventanas extendidas debido al throttling de EWS/Graph.

Paso 2: Inventario de volumen, buzones y recursos

En el Centro de administración de Exchange (admin.exchange.microsoft.com), exporte:

  • Buzones primarios con tamaño y número de elementos.
  • Buzones compartidos (shared mailboxes) — migran sin licencia en el destino Zimbra, lo que frecuentemente reduce costos.
  • Salas y equipamiento — se convierten en calendarios de recurso en Zimbra con las mismas reglas de aceptación automática.
  • Grupos de distribución y grupos de Microsoft 365 (estos últimos requieren decisión: convertirse en grupo de distribución o lista Teams externa).

Paso 3: Aplicación Entra ID y consentimiento de aplicación

InteSys accede a Microsoft 365 mediante una aplicación Entra ID con permisos de aplicación (Graph + EWS), sin contraseña de usuario.

  1. En entra.microsoft.com > Aplicaciones > Registros de aplicaciones > Nuevo registro.
  2. Nombre sugerido: InteSys Migration.
  3. En Permisos de API, agregue los permisos de aplicación (no delegados):
    • Mail.Read (Microsoft Graph)
    • Calendars.Read
    • Contacts.Read
    • full_access_as_app (Office 365 Exchange Online / EWS)
  4. Haga clic en Conceder consentimiento de administrador.
  5. Envíe a InteSys: Application (client) ID, Directory (tenant) ID y el client secret generado.

Modern Auth obligatorio

Microsoft deshabilitó Basic Auth en Exchange Online. La migración solo es posible mediante OAuth 2.0 / Modern Auth usando la aplicación Entra ID — por eso el paso de consentimiento es obligatorio.

Paso 4: Aprovisionamiento del destino Zimbra

En el Portal del Cliente InteSys > Servicios > Email Hosting:

  1. Importe el CSV del inventario, mapeando buzones primarios, compartidos, salas y recursos.
  2. Para buzones compartidos, active la opción correspondiente — Zimbra los soporta de forma nativa sin consumir licencia.
  3. Recree los grupos de distribución con las mismas direcciones y miembros.
  4. Las cuotas y planes se asignan según contrato.

Paso 5: Migración vía EWS / Graph en paralelo

La herramienta de migración de InteSys copia en dos fases:

  1. Primera pasada: copia completa de carpetas, mensajes, adjuntos y metadatos (fechas de recepción, marcadores de lectura, categorías).
  2. Sincronizaciones delta: cada 30 minutos se copian solamente los mensajes nuevos.

Elementos preservados:

  • Jerarquía de carpetas y nombres originales (incluyendo carpetas con caracteres Unicode).
  • Reglas de bandeja de entrada se convierten en filtros Sieve de Zimbra siempre que hay equivalencia funcional.
  • Categorías de Outlook se convierten en etiquetas de Zimbra (preservando el color cuando es posible).
  • Historial completo — sin truncamiento de fechas.

Throttling de Exchange Online

Microsoft 365 aplica límites de throughput por tenant y por aplicación. InteSys usa back-off exponencial y ventanas escalonadas para buzones grandes, evitando bloqueos. Los buzones superiores a 100 GB pueden requerir migración fuera del horario comercial.

Paso 6: Calendarios, contactos y buzones compartidos

  • Calendarios: eventos recurrentes, participantes, adjuntos y permisos de delegación se preservan. Las reuniones recurrentes creadas en Teams migran como evento con enlace externo (el enlace de Teams sigue funcionando).
  • Contactos y listas de contactos migran a la libreta de direcciones de Zimbra.
  • GAL (Global Address List) se reconstruye a partir del directorio del tenant.
  • Buzones compartidos preservan las delegaciones — si Juan tenía acceso de lectura/envío en [email protected], la delegación se recrea en Zimbra.
  • Salas y recursos migran como calendarios de recurso con las mismas reglas de aceptación automática.

Paso 7: Cutover de MX y Autodiscover

En el día acordado:

  1. T-0: sincronización delta final.
  2. T+5 min: cambie los registros MX a mx1.intesys.io y mx2.intesys.io (TTL 300s).
  3. Actualice el Autodiscover — elimine el registro autodiscover.sudominio.com que apunta a autodiscover.outlook.com y agregue los CNAMEs de InteSys (consulte Configuración de DNS).
  4. SPF: elimine include:spf.protection.outlook.com y agregue include:_spf.intesys.io.
  5. DKIM: publique la clave DKIM de InteSys (entregada por el panel) — la anterior puede eliminarse tras 48h.

Paso 8: Post-migración

Instruya a los usuarios:

  • Webmail: https://mail.intesys.io.
  • Outlook desktop: elimine el perfil de Microsoft 365 y agregue la cuenta Zimbra como Exchange ActiveSync (o IMAP+SMTP para clientes ligeros). Detalles en la Guía ActiveSync.
  • Teams/OneDrive/SharePoint: permanecen en el tenant de Microsoft 365 — solo se migró el email. Si hay planes de migrar también la colaboración, contacte a InteSys para el dimensionamiento.
  • Diagnóstico: use la Prueba ActiveSync en caso de fallo de autenticación en dispositivos móviles.

Mantenga las licencias de Microsoft 365 activas al menos 30 días tras el cutover como contingencia.

¿Listo para salir de Microsoft 365 sin perder historial? Los planes corporativos de InteSys incluyen migración asistida gratuita — vea la página dedicada en intesys.io/emailhosting/migracao.