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Migração de Microsoft 365 / Exchange Online para Zimbra

Este guia descreve o processo de migração de caixas de correio do Microsoft 365 (Exchange Online) para o Zimbra da InteSys, preservando estrutura de pastas, regras, categorias, calendários, contatos e caixas compartilhadas — com zero downtime.

Passo 1: Pré-requisitos

  • Acesso de administrador global ao tenant Microsoft 365 (admin.microsoft.com).
  • Acesso ao Entra ID (antigo Azure AD) para criar o aplicativo de migração.
  • Lista das caixas a migrar: primárias, compartilhadas, salas e recursos.
  • Acesso ao DNS do domínio para o cutover final.
  • Hospedagem Zimbra InteSys provisionada — veja o Guia de Configuração de Hospedagem.

Janela recomendada

Reserve de 3 a 7 dias úteis. Caixas com mais de 50 GB ou com histórico de 10+ anos podem exigir janelas estendidas devido a throttling do EWS/Graph.

Passo 2: Levantamento de Volume, Caixas e Recursos

No Centro de administração Exchange (admin.exchange.microsoft.com), exporte:

  • Caixas de correio primárias com tamanho e número de itens.
  • Caixas compartilhadas (shared mailboxes) — migram sem licença no destino Zimbra, o que frequentemente reduz custos.
  • Salas e equipamentos — viram calendários de recurso no Zimbra com as mesmas regras de aceitação automática.
  • Grupos de distribuição e grupos Microsoft 365 (os últimos exigem decisão: virar grupo de distribuição ou lista Teams externa).

A InteSys acessa o Microsoft 365 via aplicativo Entra ID com permissões de aplicação (Graph + EWS), sem senha de usuário.

  1. Em entra.microsoft.com > Aplicativos > Registros de aplicativo > Novo registro.
  2. Nome sugerido: InteSys Migration.
  3. Em Permissões de API, adicione as permissões de aplicação (não delegadas):
    • Mail.Read (Microsoft Graph)
    • Calendars.Read
    • Contacts.Read
    • full_access_as_app (Office 365 Exchange Online / EWS)
  4. Clique em Conceder consentimento de administrador.
  5. Envie à InteSys: Application (client) ID, Directory (tenant) ID e o client secret gerado.

Modern Auth obrigatório

A Microsoft desativou Basic Auth no Exchange Online. A migração só é possível via OAuth 2.0 / Modern Auth usando o aplicativo Entra ID — por isso o passo de consentimento é obrigatório.

Passo 4: Provisionamento do Destino Zimbra

No Portal do Cliente InteSys > Serviços > Hospedagem de Email:

  1. Importe o CSV do levantamento, mapeando caixas primárias, compartilhadas, salas e recursos.
  2. Para caixas compartilhadas, ative a flag correspondente — o Zimbra suporta nativamente sem consumir licença.
  3. Recrie grupos de distribuição com os mesmos endereços e membros.
  4. Cotas e planos são atribuídos conforme contrato.

Passo 5: Migração via EWS / Graph em Paralelo

A ferramenta de migração InteSys copia em duas fases:

  1. Primeira passagem: cópia completa de pastas, mensagens, anexos e metadados (datas de recebimento, sinalizadores de leitura, categorias).
  2. Sincronizações delta: a cada 30 minutos, apenas novas mensagens são copiadas.

Elementos preservados:

  • Hierarquia de pastas e nomes originais (inclusive pastas com caracteres Unicode).
  • Regras de caixa de entrada são convertidas em filtros Sieve do Zimbra sempre que há equivalência funcional.
  • Categorias Outlook viram tags Zimbra (preservando cor quando possível).
  • Histórico completo — sem truncamento de datas.

Throttling do Exchange Online

O Microsoft 365 aplica limites de throughput por tenant e por aplicativo. A InteSys usa back-off exponencial e janelas escalonadas para caixas grandes, evitando bloqueios. Caixas acima de 100 GB podem exigir migração fora do horário comercial.

Passo 6: Calendários, Contatos e Caixas Compartilhadas

  • Calendários: eventos recorrentes, participantes, anexos e permissões de delegação são preservados. Reuniões recorrentes criadas no Teams migram como evento com link externo (o link Teams continua funcionando).
  • Contatos e listas de contatos migram para o livro de endereços Zimbra.
  • GAL (Global Address List) é reconstruída a partir do diretório do tenant.
  • Caixas compartilhadas preservam delegações — se João tinha acesso de leitura/envio em [email protected], a delegação é recriada no Zimbra.
  • Salas e recursos migram como calendários de recurso com as mesmas regras de aceitação automática.

Passo 7: Cutover de MX e Autodiscover

No dia combinado:

  1. T-0: sincronização delta final.
  2. T+5 min: altere os registros MX para mx1.intesys.io e mx2.intesys.io (TTL 300s).
  3. Atualize o Autodiscover — remova o registro autodiscover.seudominio.com apontando para autodiscover.outlook.com e adicione os CNAMEs da InteSys (veja Configuração de DNS).
  4. SPF: remova include:spf.protection.outlook.com e adicione include:_spf.intesys.io.
  5. DKIM: publique a chave DKIM da InteSys (entregue pelo painel) — a antiga pode ser removida após 48h.

Passo 8: Pós-Migração

Instrua os usuários:

  • Webmail: https://mail.intesys.io.
  • Outlook desktop: remova o perfil Microsoft 365 e adicione a conta Zimbra como Exchange ActiveSync (ou IMAP+SMTP para clientes leves). Detalhes no Guia ActiveSync.
  • Teams/OneDrive/SharePoint: continuam no tenant Microsoft 365 — apenas o email foi migrado. Se houver plano para migrar colaboração também, entre em contato com a InteSys para dimensionamento.
  • Diagnóstico: use o Teste ActiveSync em caso de falha de autenticação em dispositivo móvel.

Mantenha as licenças Microsoft 365 ativas por pelo menos 30 dias após o cutover como contingência.

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